Comment gérer les congés payés en cas d’arrêt maladie rétroactif

Un arrêt de travail peut bouleverser l’organisation des congés, mais il ne signifie pas que les jours concernés sont nécessairement perdus. Depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes de maladie non professionnelle ouvrent elles aussi droit à des congés payés, selon un rythme particulier. La réforme prévoit également, sous certaines conditions, une régularisation des congés acquis lors d’arrêts antérieurs, avec des règles différentes selon que le salarié est toujours dans l’entreprise ou a quitté son poste.

Pour comprendre comment agir, il faut distinguer trois questions : combien de jours ont été acquis, dans quel délai les congés non pris peuvent être reportés, et comment faire valoir un droit rétroactif. Les dates de l’arrêt, sa nature et les informations transmises par l’employeur sont déterminantes. Un exemple fictif, celui de Claire, salariée en arrêt puis de retour dans son entreprise, permettra de suivre ces étapes sans confondre acquisition des congés, report et demande de régularisation.

En bref : les repères pour gérer un arrêt maladie rétroactif

• Maladie non professionnelle : depuis le 24 avril 2024, l’absence ouvre droit à 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.

• Accident du travail ou maladie professionnelle : l’acquisition est de 2,5 jours ouvrables par mois, sans la limite d’un an auparavant applicable à un arrêt continu.

• Congés non pris : une période de report d’au moins 15 mois s’applique, avec un point de départ qui dépend notamment de la durée de l’absence et de l’information donnée par l’employeur.

• Information au retour : l’employeur doit communiquer, dans le mois suivant la reprise, le nombre de jours disponibles et leur date limite de prise.

• Réclamation rétroactive : pour un salarié encore en poste, la loi prévoit un délai de deux ans à compter de son entrée en vigueur, soit jusqu’au 24 avril 2026. Des règles distinctes s’appliquent après la fin du contrat.

Acquisition des congés pendant un arrêt maladie : les règles selon l’origine de l’absence

La première étape consiste à qualifier juridiquement l’absence pour maladie. Depuis la réforme, une maladie non liée au travail ne bloque plus automatiquement l’acquisition des congés payés. Toutefois, le nombre de jours accordés n’est pas identique à celui d’une période travaillée ni à celui d’un arrêt reconnu comme accident du travail ou maladie professionnelle.

Maladie non professionnelle : 2 jours ouvrables par mois

Pour un arrêt ordinaire, par exemple une grippe ou une intervention sans lien avec l’activité professionnelle, le salarié acquiert désormais 2 jours ouvrables par mois d’absence. Le total est plafonné à 24 jours ouvrables par période de référence pour ces périodes de maladie, soit quatre semaines de congés. Cette règle tient compte de l’évolution de la législation du travail après la loi du 22 avril 2024.

Claire, salariée dans une entreprise de services, est arrêtée trois mois pour une maladie non professionnelle. En appliquant le calcul de 2 jours par mois, elle acquiert 6 jours ouvrables au titre de cette absence. Ce calcul doit être rapproché de ses autres périodes d’activité et des droits déjà inscrits à son compteur : il ne remplace pas le calcul des congés acquis pendant les périodes travaillées.

Accident du travail ou maladie professionnelle : un rythme différent

Lorsqu’un arrêt résulte d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois, dans la limite habituelle de 30 jours ouvrables par période de référence. La réforme a supprimé la limite d’un an qui freinait auparavant l’acquisition au cours d’un arrêt AT/MP ininterrompu. Il faut cependant distinguer cette règle nouvelle de la rétroactivité : la suppression de cette limite ne s’applique pas de la même manière aux périodes passées.

Les règles sont généralement exprimées en jours ouvrables, c’est-à-dire du lundi au samedi, sauf jours fériés habituellement chômés. Certaines entreprises gèrent leurs compteurs en jours ouvrés, du lundi au vendredi, selon les règles applicables dans l’établissement. Avant de comparer un bulletin de paie à un calcul personnel, il est donc utile de vérifier l’unité utilisée et la période de référence retenue.

Les absences ne produisent pas toutes les mêmes effets : une maladie, un congé sans solde ou une absence injustifiée ne se traitent pas nécessairement de façon identique. Pour vérifier le calcul, le salarié peut consulter les règles officielles sur l’acquisition des congés pendant un arrêt et demander à son service RH de détailler les périodes prises en compte. Le bon taux dépend d’abord de la qualification de l’arrêt, pas seulement de sa durée.

Arrêt maladie rétroactif : réclamer les congés acquis avant la réforme

La réforme concerne aussi certaines périodes antérieures à son entrée en vigueur. Le mécanisme dit d’arrêt maladie rétroactif permet de demander la prise en compte de congés qui auraient dû être acquis pendant des arrêts passés de maladie non professionnelle. La période visée peut remonter au 1er décembre 2009, date associée à l’entrée en vigueur du traité de Lisbonne. Cette rétroactivité ne signifie toutefois pas que chaque salarié reçoit automatiquement un nombre identique de jours : il faut reconstituer les arrêts, les périodes de référence et les droits déjà accordés.

Salarié toujours en poste : vérifier le délai d’action

Pour une personne dont le contrat était toujours en cours lors de l’entrée en vigueur de la loi, le délai prévu pour agir est de deux ans à compter du 24 avril 2024. La date butoir est donc le 24 avril 2026. En 2026, il est essentiel de ne pas attendre les derniers jours pour réunir les pièces et demander une vérification. Une première démarche écrite auprès de l’employeur peut clarifier les compteurs, mais elle ne doit pas être confondue avec une action en justice ni faire présumer qu’elle suspend automatiquement les délais.

Claire découvre, en consultant d’anciens documents, qu’elle a été arrêtée plusieurs mois en 2018 et 2021 sans acquisition de congés correspondante. Elle peut demander à son employeur un examen de ces périodes et fournir ses justificatifs. Pour chaque arrêt, il faut établir les dates exactes, distinguer les périodes déjà indemnisées ou régularisées et appliquer le régime légal correspondant. Un tableau chronologique facilite les échanges et limite les erreurs de calcul.

Contrat terminé : distinguer rappel de droits et indemnisation

Lorsqu’un contrat a pris fin, le salarié peut, sous réserve des règles applicables à sa situation, réclamer une indemnité de congés payés dans le délai de prescription de trois ans lié à la rupture. La demande porte alors souvent sur l’indemnité compensatrice correspondant aux congés dus et non pris, plutôt que sur la possibilité de poser des jours dans l’entreprise. La date de fin de contrat et les documents de sortie deviennent des repères essentiels.

Le calcul peut nécessiter de comparer les périodes de maladie avec les congés déjà réglés au départ. Une indemnité de congés payés ne se déduit pas toujours directement d’un compteur affiché sur un bulletin : il faut vérifier la méthode appliquée, les éléments de rémunération pris en compte et les éventuelles sommes déjà versées. Pour un cas ancien ou contesté, un conseil juridique peut aider à apprécier les délais et les pièces utiles.

La rétroactivité connaît des limites. La suppression de la limite d’un an pour certains arrêts AT/MP n’est pas rétroactive ; une décision de justice définitive sur la même demande ne peut pas être rouverte ; et des dispositions collectives déjà plus favorables ne donnent pas droit à un cumul automatique avec le nouveau régime. Le guide consacré aux dates et démarches de régularisation rétroactive peut servir de point de départ pour préparer une vérification. La rétroactivité ouvre une possibilité de réexamen, mais elle ne dispense ni de prouver les faits ni de respecter les délais.

Report de 15 mois : savoir quand les congés non pris expirent

Un salarié empêché de prendre ses congés par un arrêt maladie peut bénéficier d’un report d’au moins 15 mois. Cette période vise les congés acquis avant ou pendant l’arrêt, lorsqu’ils n’ont pas pu être posés au moment prévu. Un accord collectif peut prévoir une durée plus longue, mais pas réduire le minimum légal. Le point le plus délicat n’est pas seulement la durée : c’est la date à laquelle le délai commence à courir.

Arrêt de moins d’un an : l’information au retour déclenche le délai

Lorsque l’arrêt a duré moins d’un an, le délai de report commence à la date à laquelle l’employeur informe le salarié, après sa reprise, des jours disponibles et de la date limite pour les prendre. L’employeur dispose d’un mois après le retour pour communiquer ces éléments. Par exemple, Marc reprend le travail le 1er février et reçoit le 15 février un message précisant qu’il lui reste 10 jours de congés : le délai de 15 mois démarre à la date de cette information.

Ce mécanisme donne une portée concrète à l’obligation d’information. Sans indication claire des droits et de leur échéance, le salarié peut avoir du mal à organiser ses congés ; le délai ne commence pas à courir comme si l’information avait été correctement donnée. Pour conserver une preuve, un courriel daté, un bulletin de paie portant les mentions nécessaires ou un document remis contre signature peut être utile.

Arrêt d’un an ou plus : un calcul lié à la période de référence

Quand l’arrêt couvre une année ou davantage, le délai de report commence en principe à la fin de la période de référence au cours de laquelle les congés ont été acquis. Si le salarié revient alors que ce délai est déjà entamé, il est suspendu jusqu’à l’information de l’employeur, puis reprend pour la durée restante. Cette règle évite que le compteur continue de courir sans que la personne ait été informée de ses droits après une longue absence.

Julie, arrêtée depuis mars 2024, a acquis 25 jours sur une période qui se termine le 31 mai 2024. Le délai commence le 1er juin 2024 et devait arriver à échéance le 31 août 2025. Elle reprend le 1er juillet 2025 : le délai est alors suspendu. Après l’information reçue le 10 juillet, il reprend avec le temps restant, sous réserve du calcul exact des jours écoulés et de la manière de compter l’échéance.

En pratique, salariés et employeurs ont intérêt à consigner les dates dans un calendrier : fin de période de référence, reprise, transmission de l’information et échéance prévisionnelle. Cette méthode évite de confondre la date de reprise avec le point de départ automatique du report. La durée de 15 mois ne suffit pas à déterminer une échéance : il faut aussi connaître la situation de l’arrêt et la date de l’information.

Régularisation des congés : vérifier les bulletins de paie et réunir les preuves

Une demande de régularisation des congés se prépare avec des documents permettant de reconstruire la situation. Le salarié peut commencer par réunir ses arrêts de travail, ses dates de reprise, les bulletins de paie disponibles et les échanges avec l’employeur. Les relevés de compteurs, les demandes de congés et le solde transmis à la fin du contrat complètent utilement le dossier. Plus la chronologie est précise, plus il devient facile de repérer les périodes manquantes.

Lire le bulletin de paie sans s’arrêter au seul solde

Le bulletin de paie peut indiquer les congés acquis, pris et restant dus, mais l’affichage dépend des pratiques de paie et de l’organisation des compteurs. Un solde inchangé durant une absence ne suffit donc pas toujours à démontrer qu’aucun droit n’a été reconnu : il faut regarder la période concernée, les lignes de régularisation et les éventuels reports. En cas de doute, demander un détail écrit du calcul est plus utile que comparer uniquement deux soldes mensuels.

Une demande peut préciser les dates de l’absence pour maladie, sa qualification, la période de référence concernée et le nombre de jours que le salarié souhaite voir recalculé. Il est préférable de distinguer les droits acquis pendant un arrêt récent de ceux qui relèvent de la rétroactivité. Cette séparation aide le service paie à appliquer le taux adéquat et permet de discuter d’un éventuel versement d’indemnité de congés payés lorsque des jours ne peuvent plus être pris.

Un exemple de démarche progressive

Claire peut adresser à son employeur une demande écrite, accompagnée d’un tableau synthétique : dates de chaque arrêt, nature professionnelle ou non, jours portés au compteur, jours déjà pris et période de référence. Elle peut solliciter une réponse détaillant la méthode de calcul et la régularisation envisagée. Si les informations disponibles sont incomplètes, elle peut demander une copie ou un relevé des données conservées par l’entreprise.

Cette démarche permet aussi à l’employeur de vérifier les paramètres de son logiciel de paie et de corriger une erreur répétée à plusieurs salariés. Les équipes RH doivent rapprocher les données d’absence et les compteurs, identifier les situations anciennes et conserver une trace des informations remises au retour. Les outils numériques facilitent le suivi, mais ils ne remplacent pas la vérification de la qualification juridique de chaque absence.

Les ressources de Service-Public sur les congés payés peuvent aider à vérifier les repères généraux, tandis qu’un échange avec un représentant du personnel, un conseiller juridique ou un avocat peut être pertinent en cas de désaccord. Un dossier clair transforme une contestation difficile à instruire en demande vérifiable, fondée sur des dates et des pièces.

Rôle de l’employeur et situations particulières à contrôler

L’employeur a un rôle central dans l’application des nouvelles règles : il doit corriger les compteurs concernés, appliquer le bon régime d’acquisition et informer le salarié après son retour. Cette responsabilité ne se limite pas à modifier un logiciel. Elle suppose de vérifier les données historiques, de distinguer les absences selon leur qualification et d’expliquer clairement les droits des salariés, notamment lorsque plusieurs périodes de référence sont concernées.

Informer dans le mois qui suit la reprise

Dans le mois suivant le retour au travail, l’employeur doit communiquer le nombre de jours de congé dont dispose le salarié ainsi que la date limite de prise applicable au report. Cette information peut être transmise par différents moyens, mais l’entreprise doit pouvoir établir quand et quoi a été communiqué. Une mention sur le bulletin de paie peut être utile si elle est suffisamment précise ; un courriel ou un document remis au salarié peut également formaliser cette étape.

Si l’information manque ou ne précise pas l’échéance, le salarié peut demander une clarification écrite. Pour l’employeur, tracer cette transmission réduit le risque d’un désaccord ultérieur sur le point de départ des 15 mois. Pour le salarié, conserver le message reçu permet de recalculer le délai et de planifier la prise des jours sans attendre la dernière minute.

Vérifier les accords et les exceptions

Une convention collective ou un accord d’entreprise peut améliorer certaines règles, par exemple en prévoyant un report supérieur au minimum légal. Il faut donc examiner les textes applicables au secteur et les règles internes, sans supposer qu’ils s’ajoutent toujours aux nouveaux droits de façon cumulative. Un dispositif déjà plus favorable peut modifier l’analyse d’une demande rétroactive.

Trois situations méritent une attention particulière : une décision définitive de justice portant déjà sur la demande, les règles spécifiques de rétroactivité relatives aux anciens arrêts AT/MP, et l’existence d’un accord antérieur plus favorable. La nature du contrat à la date des faits compte également pour apprécier le délai d’action : salarié toujours présent et ancien salarié ne suivent pas nécessairement le même parcours de réclamation.

Les équipes paie peuvent utilement procéder par étapes : repérer les absences maladie depuis la période pertinente, classer les arrêts professionnels et non professionnels, recalculer les droits selon le régime applicable, puis rapprocher le résultat des congés déjà pris ou indemnisés. En présence d’un grand nombre de dossiers, cette méthode évite une correction indistincte qui traiterait tous les salariés de la même manière alors que leurs situations diffèrent.

Pour le salarié, l’objectif est de demander une explication compréhensible plutôt qu’un simple chiffre. Une réponse utile indique les périodes examinées, le nombre de jours retenus, les éventuels jours déjà consommés et la date limite de prise. En cas d’absence d’accord, il est prudent de conserver les échanges et de solliciter rapidement un avis adapté à sa situation, en particulier lorsque le délai du 24 avril 2026 approche. Une gestion fiable repose sur trois éléments indissociables : un calcul exact, une information prouvable et des délais suivis avec attention.